Surat Bagian 3 (Bagian-Bagian Surat)

Pada dua tulisan sebelumnya Surat Bagian 1 dan Surat Bagian 2, sudah dibahas apa itu surat, apa fungsi surat, bagaimana bentuk-bentuk surat, klasifikasi surat, dan kriteria surat yang baik.

Kali ini akan dibahas bagian- bagian surat serta penulisannya, khususnya bagian-bagian pada surat resmi. Penting sekali kita memerhatikan penulisan tiap-tiap bagian surat. Jangan sampai apa yang kita tulis tidak sesuai dengan kaidah penulisan surat. Berikut ini adalah bagian-bagian surat serta kaidah penulisannya.

1.  Kepala Surat atau Kop Surat

Unsur-unsur kepala surat adalah:

a.  unsur utama: nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon

b. unsur tambahan: logo/simbol jawatan/perusahaan, nama bank langganan,  alamat kantor cabang, dan  bidang usaha

Contoh penulisan kop surat

Salah:  

P.T. RADIO FREQUENCY COMMUNICATION

(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)

Jl. Ir. H. Juanda No. 47 B.O. Box 70 Bandung

Telephone (022)912345, 674432

Facsimile (022) 977765

Telex 28765 FRCBGI

Benar:

PT RADIO FREQUENCY COMMUNICATION

(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)

Jalan Ir. H. Juanda No. 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136

Telepon (022)912345, 674432

Faksimile (022) 977765

Teleks 28765 FRCBGI

2.   Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apa pun. Ketentuan tersebut tidak berlaku untuk penulisan surat pribadi.

Contoh penulisan tanggal surat

Salah:  

Jakarta, 28 Okt. 1987

Bandung, 28-10-‘87

Benar: 

28 Oktober 1987

3.   Nomor Surat

Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan,  pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat.  Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban.  Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.

Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun yang bersangkutan. Pada awal Januari tahun berikutnya diurutkan kembali dari nomor satu dan seterusnya hingga akhir Desember.

Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, namun sekurang-kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahun surat.

Contoh:  

Nomor: 35/SP/IV/1992

Keterangan:

35 - nomor urut surat keluar

SP - singkatan dari Surat Penawaran

IV  -  penanda bulan (April) saat surat dikirim

1992 -  tahun surat dikirim

Pada surat berjudul, nomor surat ditulis di bawah judul surat tanpa garis pemisah.

Salah:               

SURAT KETERANGAN

Nomor: SK/45/II/1994

Benar:          

SURAT TUGAS

Nomor: 32/ST/III/1994

Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut:

Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat dengan No., penulisannya diikuti tanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun ditulis dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa pun.

Salah: 

Nomor:32421/F8/UI.5/87.-

No:32421/F8/UI.5/87.-

Benar:

Nomor: 3245/F8/UI.5/1987

4.   Lampiran

Penulisan Lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat  meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.  Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya.

Salah:

Lampiran: satu berkas                       

Lamp.: dua eksemplar

Lamp.: seratus dua eksemplar

Benar:

Lampiran: Satu berkas

Lampiran: Dua eksemplar

Lampiran: 102 eksemplar

Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai berikut:

Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian dicantumkan  jumlah yang dilampirkan, anda baca apa pun. 

Huruf awal kata satu dan dua harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apa pun. Jika bilangan yang menunjukkan jumlah  barang pada lampiran dapat dituliskan dengan satu atau dua angka, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf (seperti Satu berkas, Dua eksemplar). Akan tetapi, jika bilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran dengan angka (misalnya: 102 eksemplar).

Salah              

Lampiran                                                      

1.  Lima lembar salinan ijazah

2. Tiga lembar fotokopi surat kesehatan

3. Tiga lembar pasfoto            

Benar

Lampiran

1. Salinan ijazah lima lembar

2. Fotokopi surat kesehatan tiga lembar

3. Pasfoto tiga lembar

Bila tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran tidak perlu dicantumkan. 

Salah     

Lampiran: -  

Lamp.: 0

5.   Hal Surat

Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat.   Sebaiknya digunakan kata Hal dan bukan Perihal.

6.  Alamat (bagian dalam) Surat

    Digunakan sebagai petunjuk langsung siapa  yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Alamat (dalam surat) sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.

Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:

• Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah   antara hal surat dan salam pembuka.
• Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah.
• Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diiukuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik)
• Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
• Gelar akademik di depan nama seperti Drs, Ir, dsb , tidak digunakan
• Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan RW dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau diberti tanda baca apa pun. Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode pos, jika kota itu telah memilikinya.

7.   Salam Pembuka

Salam  pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi.

8.   Tubuh Surat

Tubuh surat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu:

1.  paragraf pembuka

2.  paragraf isi surat

    Merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir. Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan.

3.   paragraf penutup

Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terimakasih kepada penerima surat. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.

9.   Salam Penutup       

• Berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat
• Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil
• Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.

10.   Penanggung Jawab Surat

• Surat (dalam surat dinas) dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang (pemimpin ).
• Nama jelas penanda tangan  dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.
• Jika akan dicantumkan nomor induk pegawai pejabat yang  bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan.

11. Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi surat itu.

Demikian, pembahasan mengenai bagian-bagian surta serta kaidah penulisannya.



SUMBER:
Dirangkum dari berbagai sumber
Termasuk Walija. 1995. Terampil Berkorespondensi. Jakarta: Pustaka Antara.