Kali ini saya akan mengulas tentang klasifikasi
surat dan kriteria surat yang baik, yang merupakan lanjutan dari tulisan saya
sebelumnya Surat Bagian 1.
Sebagai alat komunikasi tulis, surat sangat beragam wujud,
jenis, nama dan sifatnya. Ruang gerak pemakaian surat pun sangat luas. Selama ini
kita sering mendengar atau mengetahui beberapa jenis surat diantaranya surat
pribadi dan surat resmi. Namun itu hanya sebagian dari banyak
sekali jenis atau klasifikasi surat.
Surat dapat diklasifikasikan berdasarkan wujud,
pemakaiannya, kegiatannya, sasaran yang dituju, isi, sifat, dan urgensi penyelesaiannya.
Surat Ditinjau dari Wujudnya
Surat Bersampul
Adalah surat
yang karena bentuk, isi, sifatnya harus diberi sampul amplop. Isi surat
bersampul boleh terdiri atas beberapa lembar, tentu berdampak pada biaya
prangko atau biaya pengiriman sesuai dengan berat surat dan tarifnya. Ukuran sampul
surat yang umumnya dipakai adalah:
ukuran 9,5 X
15,5 cm
ukuran 12,5
X 15,5 cm
ukuran 12 X
24 cm
ukuran 15 X
34 cm
ukuran 25 X
35 cm
Kartu Pos
Adalah surat
berbentuk kartu berukuran 10 X 15 cm yang dikeluarkan oleh Deparpostel.
Warkat Pos
Adalah surat
yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Sampul dan kertas warkat
pos dirancang agar apabila dilipat akan membentuk amplop.
Telegram,
Teleks, dan Faksimile
Telegram
adalah berita yang tercetak dari jarak jauh (tele = jauh; gram= graf =
tanda yang tercetak). Sedangkan kata teleks berasal dari telegrapher exchange
yang berarti pertukaran berita yang tercetak dari jauh. Sedangkan faksimile
adalah pesawat pengirim fotokopi surat dari jauh.
Memo dan
Nota
Memo atau
memorandum dan nota adalah surat yang digunakan untuk kepentingan intern suatu
lembaga atau organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau
memberikan petunjuk atau informasi antar pejabat.
Surat Tanda
Bukti
Merupakan surat
yang dibuat khusus yang berguna sebagai bukti telah dilakukannya suatu
kesepakatan atau pemberian antara pihak yang satu kepada yang lain. Surat bukti
dapat berupa kuitansi, faktur, dll.
Surat Menurut Pemakainya
Surat Pribadi
Adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang tidak mengatasamakan
lembaga atau organisasi. Isinya berupa masalah atau kepentingan pribadi. Surat lamaran
termasuk surat resmi (bukan surat pribadi) walaupun ditulis oleh seseorang,
karena ditujukan kepada lembaga atau orang yang mewakili lembaga tertentu.
Surat Pemerintah
Adalah surat resmi yang digunakan dalam menjalankan administrasi
pemerintahan.
Surat Bisnis atau Niaga
Merupakan surat yang dipergunakan dalam dunia bisnis atau usaha.
Surat Sosial
Adalah surat yang dipergunakan oleh lembaga-lembaga social kemasyarakatan
yang bersifat nirlanba (nonprofit).
Surat Menurut Kegiatan
Surat intern
Adalah surat yang dipergunakan khusus aparat atau pegawai lembaga atau
organisasi serta yang menyangkut hubungan antar-unit kerja di dalam lembaga
tersebut.
Surat ekstern
Adalah surat yang ditujukan kepada pihak di luar lembaga atau
organisasi.
Surat Menurut Sasaran yang
Dituju
Surat biasa
Yaitu surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
Surat edaran
Adalah surat berupa maklumat atau pengumuman yang ditujukan kepada
khalayak yang jumlahnya tak tertentu.
Surat Menurut Isi dan Tujuan
Surat dibuat dan dikirim kepada
pihak lain tentu mempunyai tujuan. Tujuan itu dapat berupa pemberitahuan,
penawaran, ajakan, permintaan, peringatan, pengaduan, dan sebagainya. Isi atau
pokok dari surat itu akan menjadi nama surat itu sendiri. Misalnya surat yang
berisi atau dimaksudkan untuk menawarkan barang atau jasa disebut “surat
penawaran barang atau jasa”
Surat Menurut Sifatnya
Surat Umum
Adalah surat yang isisnya boleh diketahui oleh umum atau
sekurang-kurangnya kalau diketahui oleh umum tidak ada akibat yang fatal.
Surat Konfidensial
Adalah surat yang dipergunakan bagi kalangan yang terbatas. Surat ini
dapat diartikan sebagai surat setengah rahasia.
Surat Rahasia
Adalah surat yang hanya boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang
yang dituju. Akan ada dampak negatifnya apabila surat tergolong rahasia itu
sampai diketahui oleh orang lain.
Surat Menurut Urgensi
Penyelesaiannya
Surat Biasa
Yang diartikan perlakuan terhadap surat itu biasa-biasa saja. Tidak harus
segera ditindaklanjuti.
Surat Segera atau Ekspres
Artinya harus segera dikirim dan segera sampai di alamat tujuan serta
segera dijawab atau ditindaklanjuti.
Surat Kilat
Adalah surat yang dikehendaki secepat mungkin sampai di alamat tujuan
dan mendapat tindakan secepat itu pula.
Selanjutnya kita perlu memahami kriteria surat yang baik, terutama ketika
kita menulis surat resmi. Sebagaimana bentuk komunikasi lisan, komunikasi
dengan surat haruslah efektif. Artinya, informasi atau maksud yang hendak
disampaikan harus dirumuskan secara tepat, lugas, dan hormat kepada penerima
sehingga tidak menimbulkan salah paham. Bahasa yang digunakan dalam surat
haruslah cermat, baik ejaannya, pilihan katanya, maupun struktur kalimatnya. Hindari
kebiasaan berbasa-basi. Prinsip ekonomis dalam berbahasa perlu diterapkan. Artinya,
hanya pernyataan yang benar-benar diperlukanlah yang dituangkan dalam surat.
Sebagai kriteria umum, surat
resmi yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut.
- Menggunakan surat yang standar atau baku
- Menggunakan bahasa Indonesia yang baku
- Menggunakan bahasa yang jelas (clear)
- Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat (cortius)
- Menggunakan gaya bahasa yang lugas (concise)
- Menyajikan fakta yang benar, akurat, dan lengkap (correct an complete)
- Tidak menggunakan istilah yang belum umum
- Tidak menggunakan singkatan atau akronim yang tidak lazim.
Demikian klasifikasi dan kriteria surat yang baik. Pengetahuan kita terhadap jenis atau klasifikasi surat dan kriteria surat yang baik sangatlah penting agar surat yang kita tuliskan benar-benar menjadi alat komunikasi yang baik.
SUMBER:
Walija. 1995. Terampil Berkorespondensi. Jakarta: Pustaka Antara.
No comments:
Post a Comment